神戸の元町、ポートタワーの見える事務所で
弁護士をしています、古谷（ふるたに）です。
トラブルの発生を予防して、
安心して、事業・生活が送れるよう
サポートしています。
先日、同友会の会議の
準備をしていました。
会議の次第を作成するのですが、
いつ、何を話すのか。
誰が報告するのか。
どの資料を見てもらうのか。
どこで意見交換をしてもらうのか。
そうしたことを整理、イメージしながら、
次第を作っていきます。
私は、こういう作業が
けっこう好きです。
参加する人が、当日迷わないように整える。
一見すると、地味な作業です。
でも、やっていると、
単なる事務作業では
ないなと感じます。
次第を作っていると、
会議の準備状況が見えてきます。
この議題は、まだ少し整理が必要だな。
ここは、誰かに事前確認をした方がよいな。
この順番だと、話しやすいかな。
この資料だけでは、初めての人には分かりにくいかな。
そんなことを考えます。
すると、会議に参加する
メンバーの顔も浮かんできます。
この人は、ここで意見を
言ってくれそうだな。
この人には、少し説明が
必要かもしれない。
この議題は、あの人の経験が
役に立ちそうだな。
そう考えると、次第づくりは、
単に紙を整える仕事では
ありません。
最近は、AIに頼めば、
資料の整理やたたき台の作成は
かなりできます。
私自身も、AIを使います。
便利ですし、使わない理由は
ありません。
ただ、何でもAIに
やらせることだけが
正解ではないのかもしれません。
誰が参加するのか。
どんな温度感なのか。
今、組織の中で
何が課題なのか。
どこで声を出してもらうべきか。
こうしたことは、
その場に関わる人が
考える意味があります。
会社の会議でも、
同じことが言えると思います。
会議というと、
単なる情報共有に
なってしまうことがあります。
社長が話す。管理職が報告する。
数字を確認する。資料を読む。
それだけで
終わってしまう会議です。
もちろん、情報共有も大切です。
ただ、せっかく人が集まり、
時間を使うのであれば、
一人一人が何かを発信できる場に
したいところです。
特に中小企業では、
会議に出ている人の意見は、
その人だけの意見では
ないことがあります。
現場の社員さんの声。
お客様の反応。
取引先の空気。
家族経営ならではの遠慮や違和感。
その人の後ろには、
いろいろな声があります。
だから、会議で出た意見を、
単にその人の好き嫌いや不満として
受け止めてしまうのは、
少しもったいない。
「それは違う」
「現場は分かっていない」
「経営のことを知らないから言える」
そうやって
すぐに否定すると、
次から声は出てこなくなります。
もちろん、
出た意見をすべて
採用する必要はありません。
ただ、意見が出たときに、
なぜそう感じたのか。
その意見の後ろに、
どんな現場の困りごとがあるのか。
お客様からどんな反応が出ているのか。
そこを一度受け止めることは
大切だと思います。
否定された、責められた、
と感じるのではなく、
会社を良くするための
情報が出てきたと考えられるか。
そこに、会議の意味が
あるのだと思います。
